問題を知る

業務目的と問題の原因

目的

洗い出しが済んだら、目的を確認しましょう。何の為の業務なのか、特に定型化した業務「報告」・「資料作成」・「定例ミーティング」などは要チェックです。これらの業務は、無駄が多く潜む業務だからです。

こうして調べていく事で、無駄な業務が判明していきます。業務一覧に、頻度と業務量が記されていることで、無駄や改善する部分により気付き易くなります。こうして、改善点などに気付いていく事が見える化の大切な意義なのです。

問題の原因を探る

業務をまず5つの要素に分解しましょう。①インプット ②アウトプット ③目的や目標 ④関係者 ⑤効率 の5つです。①は、製造業でいう材料です。②は、成果物や完了の状態。④は、直接的・間接的に関わる人たち。⑤は、生産空率や作業効率などです。

③の目的・目標ですが、業務においての問題点を決める基準になる為非常に重要です。どんな事が問題なのか、いや問題でないのかと皆の意識を合わせる上で、業務の目的の定義・確認は必須項目なのです。

要素を分解してみる

問題の要素を細かく分解してみると、どこに原因があるのかを見つけ出しやすくなります。①の入ってくる入り口に問題が有るのかもしれませんし、②の出来上がった成果物に問題が発覚する事もあります。④の、関わっている人達に、不都合が生じている場合もあるのです。

また、⑤の効率の悪さなどは、目標が高すぎてこなし切れない、人によって作業時間のばらつきがある、など要素として多くの割合を占めている事があります。こういった原因に、当たりを付けていく事で問題の解決を探っていきましょう。

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