どこに問題があるのか

改善するために

見えるようにする

改善するためには、問題点は何か・無駄はどこにあるのか・どのように改善する必要があるのかなど現状把握しなければなりません。他の人は、問題だと思っていなかったり、問題点に気付いてないかもしれない為、皆で意識合わせをしましょう。

次は、以下三つを洗い出しましょう。一つ目は、業務一覧の作成。二つ目は、アクシデントを管理する管理簿。三つ目は、年間の業務スケジュール表。まず最初の業務一覧ですが、文字通りどんな業務が有るのか洗い出したリストです。

通常業務外管理簿と年間スケジュール表

仕事は、スムーズに運ぶに越したことはありませんが、突発オーダー・特注品・トラブル・クレーム・問い合わせなどの、イレギュラーな業務が割り込むことが多々あります。こういった、過去に起きたトラブルに該当しそうな業務を洗い出し表にしてみましょう。

全体像が見える事も大切です。時期によってどんな業務があるのか、新入社員入社・年度末決算・製品発表会・展示会など多岐に渡っています。毎年、行われている恒例行事は、分かる限りで構いませんので年間スケジュール表を作成しましょう。

全ての業務の洗い出しと隠れた業務のあぶり出し

業務一覧を作る為、まずすべての業務を洗い出しましょう。業務名・担当者・頻度・所要時間などを入れて、思いつく限りの業務を書き出して下さい。次に業務一覧を皆で見てみましょう。色々なコメントが出て来るはずです。

こういった異論を拾う事が大切です。業務一覧を作る本当の目的は、こういった異論を引き出し、隠れた業務を見つける事です。地味で目立たない、またレア業務や季節業務、属人化した業務、こういった業務が、後々問題を引き起こすことが有るのです。こういった業務も、忘れることなく業務一覧に記載しておきましょう。

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