成果物、スケジュール、最適配分、リスク、対応プラン

次に行く、時間軸

成果物フローとスケジュール

成果物フローは、タスクの前後関係や依存関係で見落としがちな成果物の依存関係を検証するフローです。大きな問題が無い場合、タスクフローに成果物を併記して並べてみるだけでも良いと思います。

タスクフローが出来たら、以下に注意しスケジュール化します。①メインスケジュール=月単位 ②詳細なスケジュール=週単位 ③作業スケジュール=日もしくは時期案単位 スケジュール化する事で、所要時間や所要工数、所要人数が分るようになり、これで期日通りに目標達成できるかの議論が出来ます。スケジュールは、タスク実行を統制する見える化であり、進捗管理の要です。

最適配分とリスク

スケジュールが出来ると、所要時間を見積もれます。タスクを重複させるだけでは期日が守れない場合、人員を増やし所要時間を短縮し調整します。タスクに割り当てた人数から立てる計画をリソース計画といいます。人員を計画すると予算の見積もりが出せます。こうして、金額も見える化しましょう。

次は、リスクの見える化です。仕事で発生しそうなリスクを挙げて、実際に発生した場合、優先的に対応しなければならないリスクの低減策を考えておくのです。リスクを事前に先読みし、見える化しておくのです。

緊急対応と体制・役割・指示

プロジェクトの場合、体制図を描き指揮命令系統や報連相系統をきちんとしなければなりません。これを、見える化してみましょう。図式化して壁などに貼っておくと良いでしょう。これをしないと、誰が指揮命令をするのか、誰に報告、連絡、相談するのかが分らなくなってしまいます。

最後に、コミュニケーションプランです。仕事中に、誰にいつ報告するのか分からなくなってしまわないように、コミュニケーションプランを作っておけば、聞いていないという上司も出てこないでしょう。

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