早く安全な環境と使いこなし方
ネットワーク運用
電子化するメリットは、ネットワーク上でファイル管理が出来る様になるという事ですが、情報流出の可能性が紙媒体より高くなるので、セキュリティがどういう状態なのかをきちんと把握する事が重要です。また、情報部門に丸投げせずに、運用上のハード・ソフト情報を共有しながら解決に当たって下さい。
こういったシステムやネットワーク部門は、苦手とする人も多くどうしても専門部門に委託しがちですが、システム部門担当者が、マニュアルの改訂や運用も精通しているとは限りません。システム担当者なども巻き込みながら、一緒に確認・整備をすると良いでしょう。
セキュリティ
ネットワーク整備と同時進行でセキュリティも対策して下さい。会社の、重要な作業内容やコツ・ポイントなどが載っているマニュアルは会社の財産です。対策は、リスクの洗い出しから評価という手順で進めます。
複数のメンバーで情報漏洩の事例を基に、洗い出しをするとうまくいきます。ネットワークの整備部分と同じに、社内の情報システム部門と協力して進めると良いでしょう。対策困難な物や、活性率が稀な物もありますから、よく議論して決めていく事が肝心です。
ＩＴ機器やソフトウェアを使えるようにする
ＩＴ機器やソフトウェアを使いこなすための教育は、使用者の確認、教育内容を決め、教育するという手順で行います。年齢だけで判断せず、何名かにヒヤリングし、現場の声や実態を確認後、教育内容や計画を立てましょう。内容は、マニュアルが搭載されている機器の使い方とソフトウェアの閲覧検索方法です。
合わせて機器の管理に関する教育とソフトウェアの扱い方の教育も必要です。機器では、故障の対応・取扱注意事項です。悪影響を及ぼす環境下で使用しない、衝撃・振動に注意するなどです。ソフトウェアでは、誤作動での削除やＵＳＢ接続禁止やコピーの持ち出し禁止などのセキュリティの教育です。折角マニュアルを整備したので、使い方の教育もきちんと行いましょう。
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