マニュアルを電子化する

紙媒体からデジタル化へ

明確な運用イメージ

先ずは対象範囲を明確にします。だれが、いつ、どんなマニュアルを見るのかといった具体的な運用イメージを想定する事が重要です。また、対象の選定と先に練り上げる事も重要となります。

ソフトウェアの選定は、複数候補を選出し、前項の対象範囲と活用シーンを基軸として評価し、選定という流れとなります。選択肢が増えコスト評価はもちろん、活用シーンを実現できるかを重要視する必要が有ります。

ソフト選択の重要性

電子マニュアルに直接関わる仕様だけでなく、対応端末の多さや最新OSの対応状況、サポートの充実度なども評価の対象にして下さい。複数のソフトでどれか1つが万能かつ低コストで優れているという事は余りありません。

選択面で重要なのは、電子化や優れたソフトウェアの導入ではなく、それを通しての作業の効率化付加価値の向上を図ることです。活用イメージで迷った場合の指針になります。仕様が足りない場合はどういうシーンに変わるか、別の仕様で対応できないかという点について戻って議論しましょう。

ITベンダーの選考

どこに依頼するかを考えてみます。1つは、機能・仕様・フォーマットが定められているパッケージ化されたものに合わせていくやり方です。目的に合わない部分は、追加でのカスタム化が必要となります。2つ目は、新規でシステム開発が伴うスクラッチです。中小企業は、予算・時間に制限がある事が多く、スクラッチ開発よりパッケージ化されている方が導入し易いでしょう。

1次選考は、要件として提示した機能に対して充足しているかを確認して上で価格を考慮して考えましょう。最終的に、使用要件を満たしていて、かつ開発が可能である、またスケジュール感は適正かという点からも判断します。決定したら、ベンダーと調整しながら要件・仕様を具体化し話を詰めていきましょう。

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