タイミングの明確化と担当者の選定

定期的な見直しと管理専任者を決める

更新のタイミング

新しい業務増えたり業務が変わっても、マニュアルの更新が行われないことがあります。大事なのは、いつ更新する事が的確かを知っておく事と、会社・部門の年次業務として組み込み、活用しているかなど評価とともに活用方法を見直すことが大切です。

業務のやり方や新しい業務が加わる時はマニュアルの更新が必要です。又、以下の時などはまさに更新が必要です。間違いに気付いた時、記載の誤りがあった時、更新されていない時、加えるべきことに気づいた時、より良いコツに気づいた時、例外処理が必要なことに気づいた時です。

更新担当者を選任

自ら進んでマニュアルの更新をする方はあまり見かけません。ですから、活用状況の振り返りと更新体制、ルールを決めなければなりません。課または係で、その業務に詳しい人を選出し、業務別の更新担当者を選びましょう。

更新のルールには、随時更新と定期更新と二つが有ります。、業務のやり方が変わった時や更新の必要性がある場合の更新を、随時更新といいます。随時更新時の漏れを補うため、やや長いスパン(1から2年)で定期的に内容を総点検し、最新の内容になるよう修正する方法を定期更新といいます。

ミーティングによる共有

随時更新の必要性に気づくためには、ミーティングを定期的にひらき、全員で業務のやり方の確認とより良いやり方がないかの議論をすることが重要です。また、各自のやり方をチェックし、マニュアルから外れているやり方の人を、そのやり方の方がベストでない場合は修正してあげる事も大切です。

仕事をしている上で、これは皆で共有したほうが良いと感じる場面が有ります。成功体験や失敗体験です。こういったことを感じた場合、全てマニュアルに反映できるようなルール作りも必要となってくるでしょう。

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