探しやすさと更新のしやすさ

使える事新しい事

一覧表とフォーマット

業務の範囲を明確にし、一覧表を作成しておけば、マニュアルも探しやすくなります。また、業務ごとに統一が取れ整理されていれば探しやすさに繋がります。業務ごとに説明項目を統一し、フォーマットも同じにしましょう。

目次とは、項目別に記載されているページを記したものです。これを使い易くするために、構成表を作成し、どの業務がどこに書かれているか、項目順はどうかを一目でわかるようにする必要が有ります。要は、ファイル保管場所が全体の構成とリンクしていなければなりません。

簡単に更新できるマニュアル

更新しやすくするには、業務目的、インアウトプット、業務手順、業務要領などが備わったフォーマットをきちんと整備する事が重要です。また、あまりにビジュアル化して凝ったものですと、のちの更新者が苦労するので気を付けて下さい。

紙ベースのマニュアルでは、更新時に修正がしにくいというデメリットが有ります。更新しやすいマニュアルは、データで管理し、データの内容や保存場所が誰でも分かるようにしておくことが肝心です。

付きやすいソフトとページの振り分け

更新をしやすくするためには、誰でもが馴染みのあるソフトウェアで作成する事も重要です。Word、EXCEL、PowerPointなどを使って作成する事をおすすめします。

マニュアルを作成するときに、1ページから通しで作成してしまうと、ページの追加や削除が発生した場合、修正するページが膨大になってしまいます。ファイルごとや業務ごとに区分する様にすれば、追加や削除の時に少ない手順で出来る様になります。

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