業務要項の有無と作成・改訂

業務のコツと比較から確認

業務のコツを知る事

マニュアルを見直して最新になっても、その手順に沿ったコツを加筆・修正する事が必要です。コツとは、あらゆる場面でどんなことに留意しながら業務を行ったらよいかを知り、実務で実践出来るために必要なのです。

実務担当者が実務を行っている際に留意しなければならないことがコツなのです。業務要領は、業務をうまく行う為のコツでありノウハウなのです。マニュアルに業務要項(コツ)をしっかり入れることが出来る事が非常に重要なのです。

業務要領を洗い出そう

複数の実務者に業務を行ってもらい、やり方の違いを見つけその理由を探っていくのが有効です。業務手順や方法を分析し、比較し、具体的にどの作業で効率の違いが発生しているのかを明確にします。

製造業や事務系なら時間分析や動作分析を行うと有効です。動作・作業時間に違いがある項目の差が、コツになります。しかし、コツは実際に差が出る作業にあるのではなく、前段階の確認作業や判断の部分に隠されている場合が多いという事を忘れないで下さい。

確認する事の大切さ

良い方法として、その業務に関わって長い担当者に確認を取る方法があります。こういった担当者は、当たり前に無意識に行っている事も多いため、実際に業務を行ってもらい、そこからの疑問点などを質問していくと、その業務のコツが抽出できます。

品質管理、CS、ISO、個人情報保護などの専任担当者がいる場合、マニュアルの専門的な視点で確認してもらうと良いでしょう。専門的な視点で、不備や漏れがないかをチェックして貰って下さい

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