使われるマニュアルの３つの重要点
内容構成の補完と理解・探し易さの向上、更新しやすさ
マニュアルの主な構成内容は、業務手順・業務要項・例外処理・チェックリストです。使う人間が、理解し探せるよう表現上の体裁やインデックスを整えていきましょう。
放置させず、更新して使ってもらえるマニュアルにするには、使用者が更新の仕方が簡単で尚且つ更新のタイミングが明確な事が重要です。業務によってマチマチな更新のタイミングをキチンと期間設定しましょう。
会社が最も良いと定めた業務手順とは
最も良い手順とは、最善の手順を追究する事ではありません。会社の考え方にもとづいて、コストと品質のバランスが取れていて、会社が現時点で最も良いと判断した手順という事です。
業務量の増加、品質基準の変化など会社の状況は変化しているはずなので、業務手順が変わって行かないなど、見直された形跡がない場合、現時点で最も良い手順とは言えない可能性があります。以下のことに注意して、見直しましょう。品質、効果、個人情報保護、安全などです。
マニュアルを改訂する
はじめに、業務範囲が変わってないか、他部門との境界を明確にし対象業務の範囲を明らかにしていきます。業務のインプットとアウトプットが明確になっているかも重要です。これははっきりさせると、何をする業務なのかを理解して実行できます。
インプットからアウトプットへ変換するために、全ての作業項目が抽出できているかの確認と、重複していないか、安全か、個人情報の保護は大丈夫か、など考慮しあくまで必要最低限の作業項目が抽出されている事が重要なのです。
業務手順は、効率を重視し、改善案を検討する事が求められます。例として、手順の入れ替えで動きを減らしたり、使わない項目を削除し手順をスムーズにしたりと、順序付けが出来ればこれが新たな標準のマニュアルとなっていくのです。
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